Wenn Mitarbeiter an Sonn-, Feiertagen oder nachts arbeiten, wird es für Arbeitgeber schnell kompliziert. Denn die Berechnung der sogenannten SFN-Zuschläge (Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge) ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich nicht ganz trivial. Fehler können später zu Nachforderungen durch Finanzamt oder Sozialversicherungsträger führen.
Gerade für Unternehmen mit Schichtarbeit oder saisonalen Auftragsspitzen – etwa in Logistik, Produktion oder Gastronomie – lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Regeln.
Entscheidend ist der Arbeitsort – nicht der Firmensitz
Ob ein bestimmter Tag als gesetzlicher Feiertag gilt, hängt in Deutschland nicht vom Sitz des Unternehmens, sondern vom Ort der Arbeitsstätte ab.
Das bedeutet: Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise in Bayern, gelten dort die Feiertagsregelungen – selbst wenn der Arbeitgeber seinen Sitz in einem anderen Bundesland hat.
Die Feiertagsgesetze sind in Deutschland Sache der Bundesländer. Trotzdem gibt es neun bundeseinheitlich geschützte Feiertage:
- Neujahr
- Karfreitag
- Ostermontag
- erster Mai
- Christi Himmelfahrt
- Pfingstmontag
- Tag der Deutschen Einheit
- erster Weihnachtsfeiertag
Steuerlich gelten außerdem Ostersonntag und Pfingstsonntag ebenfalls als Feiertage, auch wenn sie arbeitsrechtlich nicht überall als gesetzliche Feiertage gelten.
Die wichtigsten Faktoren bei der Berechnung
Bei der Berechnung der SFN-Zuschläge müssen Arbeitgeber mehrere Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören vor allem der Grundlohn, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und die jeweils gültigen Zuschlagssätze.
Wichtig ist außerdem eine saubere Dokumentation. Unternehmen müssen jederzeit nachvollziehen können, wie Zuschläge berechnet wurden. Bei Betriebsprüfungen wird dies regelmäßig kontrolliert.
Auch sozialversicherungsrechtliche Aspekte spielen eine Rolle. Fehler bei der Abrechnung können dazu führen, dass nachträglich Beiträge fällig werden.
Besonders komplex wird es, wenn mehrere Zuschläge zusammenkommen. Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise an einem Sonntag oder Feiertag nach Mitternacht bis 4 Uhr morgens, können zusätzlich steuerfreie Nachtzuschläge hinzukommen.
Grundlohn entscheidend für Steuerfreiheit
Eine wichtige Frage bei SFN-Zuschlägen ist die Höhe des sogenannten Grundlohns. Dieser bildet die Basis für die steuerfreie Berechnung der Zuschläge.
Der Bundesfinanzhof hat dazu in einem Urteil eine wichtige Klarstellung getroffen (Urteil vom 10.08.2023, Az. VI R 11/21).
Im konkreten Fall hatte ein Arbeitgeber Beiträge an eine Unterstützungskasse im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gezahlt und diese bei der Berechnung des Grundlohns berücksichtigt. Das Finanzamt war der Ansicht, diese Beiträge dürften nicht einbezogen werden.
Der Fall landete schließlich vor dem Gericht.
Bundesfinanzhof stärkt Arbeitgeber
Der Bundesfinanzhof entschied zugunsten des Arbeitgebers.
Die Richter stellten klar: Für die Berechnung steuerfreier Zuschläge ist der arbeitsvertraglich geschuldete Grundlohn maßgeblich – nicht der tatsächlich ausgezahlte Betrag.
Damit bestätigte das Gericht, dass bei der Berechnung der steuerfreien Zuschläge auf den vereinbarten Arbeitslohn abzustellen ist.
Der Hintergrund: Nur wenn der vereinbarte Grundlohn als Basis dient, können Arbeitnehmer bereits vor der Leistung der Arbeit erkennen, in welcher Höhe Zuschläge steuerfrei gezahlt werden können.
Warum Zuschläge steuerfrei sind
Zuschläge für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit haben eine besondere Funktion. Sie sollen Arbeitnehmern einen finanziellen Ausgleich für die zusätzlichen Belastungen geben.
Arbeiten zu ungewöhnlichen Zeiten – etwa nachts oder an Feiertagen – stören den biologischen Rhythmus und das soziale Leben. Deshalb erlaubt der Gesetzgeber, dass diese Zuschläge unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gezahlt werden.
FAQ: Feiertagszuschläge und SFN-Zuschläge
Feiertagszuschläge werden fällig, wenn Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag arbeiten. Maßgeblich ist dabei der Ort der Arbeitsstätte – nicht der Sitz des Unternehmens.
Bundeseinheitlich geschützt sind unter anderem Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, der Tag der Deutschen Einheit sowie der erste Weihnachtsfeiertag.
SFN-Zuschläge sind Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gezahlt werden, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden.
Laut Bundesfinanzhof ist der arbeitsvertraglich vereinbarte Grundlohn maßgeblich – nicht der tatsächlich ausgezahlte Betrag. Dieser Grundlohn dient als Basis für die Berechnung der steuerfreien Zuschläge.
Die Steuerfreiheit soll Arbeitnehmern einen Ausgleich für belastende Arbeitszeiten bieten, etwa für Nachtarbeit oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen.
Weniger Verwaltungsaufwand durch Leiharbeit
Gerade für Unternehmen mit wechselndem Personalbedarf kann die korrekte Berechnung von Zuschlägen schnell zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand führen. Unterschiedliche Arbeitszeiten, Feiertagsregelungen und Dokumentationspflichten müssen sauber erfasst werden.
Wenn Unternehmen stattdessen Leiharbeiter einsetzen, etwa aus osteuropäischen EU-Ländern, reduziert sich dieser Aufwand erheblich. Die arbeitsrechtliche und abrechnungstechnische Organisation liegt dann beim Personaldienstleister.
Für Betriebe bedeutet das häufig deutlich weniger Verwaltungsarbeit und klar kalkulierbare Kostenstrukturen – ein Vorteil insbesondere bei kurzfristigen Auftragsspitzen oder saisonalen Schwankungen.